Privacyverklaring

Hoe gaat Stichting Spaarnesant om met persoonsgegevens.

De school verwerkt persoonsgegevens en maakt onderdeel uit van de Stichting Spaarnesant.

Contactgegevens Stichting Spaarnesant: +31 (0)23 543 01 00 / info@spaarnesant.nl.
Website: www.spaarnesant.nl
Verwerkingsverantwoordelijke (bestuurder) van de school: Marten Elkerbout (voorzitter CvB).
Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming: privacy@spaarnesant.nl / +31 (0)23 543 01 00.

Stichting Spaarnesant verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. Stichting Spaarnesant vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving, zoals de AVG, de Uitvoeringswet AVG en specifieke onderwijswetgeving. Stichting Spaarnesant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. Wij gebruiken uw gegevens en de gegevens van onze leerlingen uitsluitend om onderwijs te kunnen verzorgen en om aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen te kunnen voldoen. Indien u gegevens invult op onze website gebruiken wij uw gegevens om contact met u op te nemen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd.

Waarom verwerken wij gegevens van uw kind

Stichting Spaarnesant verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen naar een opvolgende school te gaan. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en de leerplichtambtenaar.

Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met u(w kind) hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Deze wettelijke verplichtingen vloeien voort uit de onderwijs wet- en regelgeving, zoals de Wet op het primair onderwijs.

Ook kunnen gegevens verwerkt worden indien de Stichting Spaarnesant en/of een derde hier een gerechtvaardigd belang bij hebben. U moet hierbij denken aan de beveiliging van eigendommen en een veilige schoolomgeving.

Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeld- en / of geluidsmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.

Persoonsgegevens worden alleen gebruikt wanneer dit noodzakelijk is en uitsluitend door de functionarissen die noodzakelijkerwijs toegang moeten hebben tot de gegevens.

Welke gegevens verwerken wij van uw kind

Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij Stichting Spaarnesant.

Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken kun u terugvinden onderaan deze toelichting bij Categorieën van persoonsgegevens.

Daarnaast kunnen wij medische gegevens verwerken in het kader van onze zorgplicht. Deze persoonsgegevens mag de school uitwisselen met het samenwerkingsverband. De wettelijke grondslag is hiervoor bepaald in artikel 30 lid 2 sub a van de Uitvoeringswet AVG alsmede artikel 18a van de Wet op het primair onderwijs.

Deze (bijzondere) persoonsgegevens zullen extra goed beschermd worden. Stichting Spaarnesant heeft hiervoor een een proces voor de logische toegangsbeveiliging en autoriseert alleen medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Tevens is de toegang extra beveiligd met een Multi factor authenticatie en is een geheimhoudingsplicht van toepassing.

Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid. Dit betekent dat wij niet meer gegevens zullen verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze verklaring noemen.

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, de GGD/schoolarts, het samenwerkingsverband en de accountant.

Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Stichting Spaarnesant. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden (dit heet een verwerkersovereenkomst).

Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijnen zijn voor Stichting Spaarnesant  in beeld gebracht en samenvattend zijn de volgende termijnen van toepassing: Het leerlingdossier wordt tot twee (2) jaar bewaard nadat het onderwijs aan de leerling is beëindigd. Het onderwijskundig rapport (OKR) vijf (5) jaar. Gegevens omtrent de leerlingenadministratie, waaronder inbegrepen absentie, in- en uitschrijving worden vijf (5) jaar bewaard. De Adresgegevens van (oud)leerlingen mogen onbeperkt worden bewaard voor het onderhouden van contacten met de ex-leerlingen voor bijvoorbeeld reunies. Als u er belangstelling voor heeft, kunnen wij u een overzicht hiervan geven.

Welke rechten hebben ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar

Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens van uw kind. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.

Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van Stichting Spaarnesant. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.

Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.

Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.

Stichting Spaarnesant  zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.

Wanneer u van een van uw rechten gebruik maakt, zal de school binnen één maand  beoordelen of uw verzoek rechtmatig is en indien dit zo is, ook binnen die termijn handelen.

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Tevens kunt u dit voorleggen aan de bevoegde rechter.

Meer informatie over hoe Stichting Spaarnesant omgaat met privacy en uw rechten kunt u vinden in het Privacyreglement van Stichting Spaarnesant.

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Tevens geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

Categorieën van de verwerkte persoonsgegevens

Om u een zo goed mogelijk inzicht te geven in de categorieën van persoonsgegevens die door de scholen worden verwerkt geven wij in het onderstaande overzicht een opsomming hiervan. Deze categorieën van persoonsgegevens zijn opgenomen in het verplichte ‘register van verwerkingsactiviteiten’, zoals bepaald in artikel 30 van de AVG.

Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens:

Categorie Toelichting
1. Contactgegevens 1a: naam, voornaam, e-mail;
1b: geboortedatum, geslacht;
1c: overige gegevens te weten:
adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het afhandelen van betalingen;
2. Leerling nummer een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder categorie 1
3. Nationaliteit en geboorteplaats
4. Ouders, voogd contact gegevens van de ouders/verzorgers van leerlingen (naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel e-mailadres)
5. Medische gegevens gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen);
6. Godsdienst gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het te volgen onderwijs (bijvoorbeeld: leerling vrij op bepaalde dag).
7. Studievoortgang gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde resultaten te weten:

  • Resultaten
  • Begeleiding leerling ( inclusief ontwikkelperspectief OPP)
  • Aanwezigheidsregistratie
  • Klas, leerjaar, opleiding
8. Onderwijsorganisatie gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; hieronder vallen ook lesroosters en dergelijke
9. Financiën gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en/of lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten. (denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders)
10. Beeldmateriaal foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming.

Let op: Voor pasfoto voor identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig (schoolpas en als aanvulling op het dossier).

11. Docent /zorgcoördi-nator/ intern begeleider gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen
12. BSN (PGN) In het onderwijs heet het BSN het persoonsgebonden nummer (PGN). Ook wel onderwijsnummer genoemd. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN. Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie.
13. Keten-ID (Eck-Id) unieke iD voor de ‘educatieve contentketen’. Hiermee kunnen scholen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten.
14 Overige gegevens andere dan de onder 1 tot en met 13 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Deze zullen apart vermeld en toegelicht worden.